Tijdens het project zijn er sommige dingen die niet kunnen beginnen voordat er iets anders is afgerond. In het boek staat daar ook een stuk theorie over. Hieronder samengevat weergegeven. Daarna zal ik toelichten hoe ik dit zelf heb toegepast.

 

4 verschillende afhankelijkheden

• Finish to start
  • Y kan pas beginnen nadat activiteit X is afgerond. Bijv. brochures kunnen pas worden verzonden nadat ze zijn gedrukt.
•  Finish to finish
  • De einddatum van activiteit X bepaald de einddatum van activiteit Y. bijv. pas als de stap ‘eindredactie tekst’ is afgerond kan ook de stap ‘illustraties’ worden afgerond.
• Start to start
  • De startdatum van activiteit X bepaald de startdatum van activiteit Y. bijv. Pas zodra de activiteit ‘laatste verflaag aanbrengen’ is ingezet, kan de activiteit ‘verfspatten verwijderen’ beginnen.
• Start to finish
  • De startdatum van activiteit X bepaald de einddatum van activiteit Y. bijv. het storten van de fundering vergt dat het aanmaken van het beton gereed is.

• Beslissingsmijlpaal: die zijn vooraf te voorzien en waarover de opdrachtgever geacht wordt een beslissing te nemen.
• Gebeurtenis als mijlpaal: een moment wordt benoemd waarop een onderdeel van het project moet zijn afgesloten zonder dat daarbij per se sprake is van een besluit.

 

In het project van het maken van een eigen davit zijn we als groep ook tegen afhankelijkheden aangelopen, zoals de finish to start. Dit was gebeurt toen we productie tekeningen moesten maken en goed laten keuren voordat we de werkplaats mochten betreden om de davit te gaan maken. Dit hebben we opgelost door voor ons zelf een deadline te stellen dat de werktekeningen af moesten zijn. We hebben deze deadline ruim van te gezet zodat mocht er een fout in de werktekening zitten we de tijd hadden om het te verbeteren voordat het we de werkplaats voor de eerste keer konden betreden. Ook zijn de mijlpalen voorgekomen in ons davit project. We hadden de deadline dat het verslag af moest zijn en dat de davit werkend moest zijn. We hebben deze deadlines serieus genomen en ervoor gezorgd dat voor iedereen duidelijk was wanneer iets af moest zijn. Hierdoor zijn we niet voor verrassingen komen te staan. We hebben voor alles ruim de tijd genomen zodat we eventuele fouten er eerst zelf uit konden halen voordat het verslag ingediend was. Bij afhankelijkheden en mijlpalen draait het allemaal om plannen. Door goed te plannen is het voor iedereen duidelijk zichtbaar wanneer iets af moet zijn en aan welke eisen iets moet voldoen. Tijdens het project is dit allemaal goed gegaan en de problemen die voort zijn gekomen hebben we kunnen verhelpen. 

 

Tijden een project ontstaan er soms weerstand, conflicten en tegenslagen. In het boek staat daar ook een stuk theorie over. Hieronder samengevat weergegeven. Daarna zal ik toelichten hoe ik dit zelf heb toegepast.

Weerstand

Binnen een project ondervind je altijd weerstand, conflicten en tegenslagen. De kunst is om hier goed mee om te gaan. Wanneer dit niet gebeurd zal dit een negatief effect hebben op de relaties en resultaten binnen het projectteam.

Andere aspecten die hierdoor worden benadeeld zijn de relaties met: de opdrachtgever, met de moederorganisatie en met de klant.

Er zijn 5 verschillende oorzaken van weerstand, namelijk:

1. Angst voor verlies van controle
2. Angst voor kwetsbaarheid en verlies van controle
3. Onzekerheid en machteloosheid
4. Behoefte aan bevestiging
5. Verschillen in waardesystemen

In het boek worden deze 5 oorzaken verder toegelicht.

Er is een driestappenplan om een weerstand te kunnen verhelpen, en zo het uiteindelijke resultaat van de samenwerking en het project te beïnvloeden:

1. Identificeren van de weerstand
2. Benoemen van de weerstand
3. Praten over de weerstand

Conflicten

Er zijn 6 verschillende oorzaken van conflicten, namelijk:

1. Belangentegenstellingen rond het resultaat
2. Persoonlijke belangentegenstelingen van projectmedewerkers
3. Verschillende kwaliteitseisen
4. Belangenverschillen tussen lijnmanagement en de projectorganisatie
5. Werken onder tijdsdruk
6. Claims op beperkte middelen en capaciteit

In het boek worden deze 6 oorzaken verder toegelicht.

Tegenslagen

Tegenslagen bevatten 6 fases:

1. Schok en ontkenning
2. Woede en schuld
3. Onderhandelen
4. Depressie
5. Testen van mogelijkheden
6. Integratie en doorgaan

In het boek worden deze 6 fases verder toegelicht.

Zelf heb ik ook weerstand, conflicten en tegenslagen meegemaakt. Dit gebeurde tijdens een project aan de Haagse Hogeschool. Weerstand heb ik toen ondervonden door een lid uit onze projectgroep. Tijdens onze tijd werkend aan het project liep alles soepel tot een moment. Dit was het moment dat een groepslid niet meer reageerde. Hij liet niks meer van zicht weten, reageerden niet op berichten aan hem en liet het groepje vallen. Doordat dit gebeurde ontstonden er irritaties want er stonden namelijk deadlines voor de deur. Mensen raakte geïrriteerd door zijn gedrag, onzekerheid sloop er in omdat zijn werk verviel en moest worden opgevangen en er ontstond angst omdat we de controle over het project niet wilde verliezen. We hebben dit gezamenlijk opgelost door eerst te kijken naar het probleem en dit te benoemen. We hebben contact opgezocht met het projectgroeplid maar die reageerde niet en nam niet zijn verantwoordelijkheid. Dus het uitpraten met hem lukte niet. De communicatie binnen onze groep verliep wel goed. We hebben gekeken naar de problemen die door zijn wegvallen ontstonden, een grotere werkdruk. Dit hebben we opgelost door duidelijke nieuwe afspraken te maken en te praten over hoe we het moesten aanpakken. Hierdoor is het project als nog goed ten einde gekomen en zijn alle deadlines gehaald.