Tijdens een vergadering is het belangrijk dat het soepel en snel verloopt. Niemand heeft zin in ellelange vergaderingen waar uit eindelijk niks uit komt. Een van de manier om een vergadering soepel te laten verlopen is door middel van een agenda. Hierin staan alle punten die besporken gaan worden met een tijd over hoelang er gesproken gaat worden. Deze agenda wordt dan ook voor de vergadering al rond gestuurd dat men van te voren kan nadenken over wat hij of zij over het punt wilt zeggen. Hierdoor is een vergadering bondiger. 

Een ander belangrijk punt is de voorzitter. Dit is de persoon die de leiding neemt tijdens de vergadering. Hij vertelt wanneer er door gegaan wordt naar het volgende punt en bewaart de orde. Hij zorgt ervoor dat mensen niet door elkaar praten en wanneer er een conflict is dat beide partijen na afloop met een goed gevoel de deur uit loopt. Ook zorgt de voorzitter ervoor dat er niet te ver afgedwaald wordt en dat er naar een doel wordt gewerkt. 

De notulist in een vergadering is ook heel belangrijk. Deze persoon moet de belangrijke dingen uit de vergadering filteren en het kort en bondig opschrijven. De notulen van de vergadering ervoor wordt ook mee gestuurd dan kunnen mensen eventueel nog opmerkingen maken tijdens de vergadering. 

In een vergadering wilt men dat iedereen na afloop blij is met de beslissingen die genomen zijn. Daarom is stemmen ook geen goede methode om beslissingen te maken. Want bij een stemming blijven er altijd mensen die het niet eens zijn met de beslissing. Daarom is het beter om te discuseren met goede argumenten. Zo kunnen mensen inzien dat de beslissing die genomen wordt goed is en dat ze er zelf ook achter staan. Op deze manier wordt de beslissing niet geforceerd op andere mensen. 

Zelf heb ik ook veel ervaringen met vergaderingen. In mijn commissie was ik de voorzitter dus leidde ik de vergaderingen en dat ging ook volgens de bovengenoemde manier. In deze vergaderingen ging het meer over wat er nog gedaan moet worden en waren er minder beslissingen genomen. Zelf heb ik er voor gezorgd dat de vergaderingen kort en bondig zijn door een duidelijke agenda te maken en de leiding in het gesprek te nemen.